Praxisbeispiel: Incident im Unternehmen

Teamwork mit inkorporierter juristischer Beratung ist heute in vielen Unternehmen Alltag. In digital aufgestellten Unternehmen gibt es etwa einen Notfallprozess, der sich “Incident” nennt.

Ein Incident ist dringend und geht allen anderen Planungen der Unternehmensabteilungen vor. Ein dramatischer Incident auf technischer Seite wäre beispielsweise der Komplettabsturz einer vielbesuchten Webseite aufgrund eines Cyber-Angriffs oder Softwareproblems.

Es kann sich jedoch genauso um ein Datenschutzthema handeln, wie das folgende kurze Beispiel illustriert:

Im Unternehmen U gibt es Hinweise, dass an einem datenschutzrechtlichen Punkt kurzfristig nachgesteuert werden muss. Das Thema ist sehr komplex, weil viele Prozesse des Unternehmens betroffen sind.

Die Hinweise erreichen die Rechtsabteilung des Unternehmens und am Freitag erstellt diese über das interne Ticketsystem einen Incident. Am Montag bilden Experten aus verschiedenen Abteilungen ein Team, um den Incident zu bearbeiten und idealerweise schnell zu lösen.

In dem Team kommen der Datenschutzbeauftragte, ein Vertreter von IT-Security, eine Juristin, andere Stakeholder und Softwareentwickler zusammen. Es gibt tägliche digitale Meetings (Dailies) zu folgenden Punkten:

• Analyse des Problems
• Welche Lösung steuert das Team an?
• Was muss als Nächstes getan werden?
• Wer tut es?
• Bis wann wird es getan?
• Wie weit ist jeder mit seinen Aufgaben gekommen?

Hier kann das Team sehr gut mit einem Kanban Board (also einer analogen oder digitalen Pinnwand) arbeiten. Je nach Komplexität ist ein Incident binnen ein paar Stunden, Tagen oder spätestens Wochen gelöst. Anschließend evaluiert das Team das Projekt (Review) und löst sich wieder auf.

Eine solche Teamarbeit unter andauernder Einbeziehung von juristischer Beratung ist nicht nur bei Incidents wichtig, sondern auch, wenn komplexe (Software-)Produkte entwickelt werden.

Würden Fachabteilungen erst am Ende eines Projekts - mit dem fertigen Produkt - juristischen Rat einholen, wäre es in der Regel zu spät, juristische Hinweise noch zu berücksichtigen. Am Anfang eines Projekts könnte das Entwicklerteam jedoch nicht fragen, da zu dem Zeitpunkt aufgrund der agilen Arbeitsweise zu dem Zeitpunkt zu wenig feststeht. Der Rechtsberatende hat am Anfang des Projekts keinen Sachverhalt zu prüfen. Der zu beurteilende Sachverhalt entsteht erst während der Entwicklung: Wie sieht das Produkt aus? Auf welche vorexistierende Software wird zurückgegriffen? … dies ist am Projektanfang noch unklar. In einer solchen Situation muss die juristische Beratung im Team integriert sein und kann nicht außerhalb stehen.

Die Digitalisierung ist damit eine große Herausforderung für die Rechtsberatung. Sie ist aber auch eine große Chance zur Weiterentwicklung. Jurist:innen werden in Zukunft nicht entbehrlich werden, aber anders arbeiten: Eingebunden in flexible Expertenteams.